Aprende a crear un sistema de gestión de visitantes seguro

Cada vez más es frecuente que las empresas dispongan de protocolos de seguridad que hagan frente a todos los ataques relacionados con la ciberdelincuencia, hackeos en empresas, y otras violaciones de datos que asedian un mundo marcado por una tendencia cada vez más digital.

No obstante, en muchas ocasiones, esto ha provocado que se reduzcan los esfuerzos por crear protocolos de seguridad física sólidos, que hagan frente a otros tipos de ataques de igual o mayor impacto.

Poner foco en la seguridad física nos ayudará a garantizar que sólo los empleados de nuestra empresa, clientes y otros visitantes autorizados puedan acceder a nuestros edificios, consiguiendo así poner mayores barreras contra el ataque de ciertas amenazas, y proteger así nuestros dispositivos físicos, servidores, estaciones de trabajo y otros muchos sistemas ante posibles daños físicos o robos de información.

Entre otras muchas, una de las principales medidas de control puede ser la creación de un buen sistema de gestión de visitantes. En el post de hoy profundizaremos en ello.

Empecemos por el principio.

¿Qué es la gestión de visitantes?

Las tecnologías de gestión de visitantes son soluciones diseñadas para modernizar la recepción de visitantes en la empresa. Entre sus principales funciones se encuentran:

  • Recibir, verificar, procesar y tener un control de los diferentes stakeholders de la empresa dentro de nuestras instalaciones
  • La monitorización del acceso de visitas a ciertas áreas de la empresa en un intervalo de tiempo limitado
  • El registro y organización de datos de dichas visitas, definiendo el motivo y la duración de la misma, los datos del visitante,…
  • El control de actividades del visitante, con limitaciones en las zonas de acceso a áreas críticas de la empresa
  • Proporcionar información sobre las políticas internas y legales de la empresa
  • Recibir a los visitantes con una bienvenida profesional en las instalaciones
  • Disponer de información actualizada en momentos críticos de emergencia dentro de la empresa

Tipos de sistemas de gestión de visitantes

Existen diferentes sistemas de gestión de visitantes agrupados en dos grandes grupos, aquellos que se basan en instalaciones locales, y otros basados en la “nube”.

Hoy nos centraremos principalmente en estes sistemas basados en la “nube”, ya que a las características de los sistemas locales les incorporan otras ventajas como:

  • La configuración sencilla y a medida según las necesidades de cada empresa
  • Una actualización continua que nos ayudará a integrar las mejores prácticas y eliminar así cualquier tipo de vulnerabilidad
  • Una mejora en la integración entre las diversas soluciones de seguridad
  • Una reducción considerable en el coste de implantación de gestión de visitantes, en comparación con las instalaciones locales

Ventajas de los sistemas de gestión de visitantes

Entre los principales retos de dichos sistemas se encuentra su valor diferencial. Y es que los sistemas integrados de gestión de visitantes buscan proporcionar un entorno de baja fricción y alta seguridad, que ayuda a crear un negocio sólido y protegido ante posibles vulnerabilidades en sus sistemas e instalaciones.

Más concretamente, algunas de sus ventajas principales son:

  • La posibilidad de crear experiencias para los visitantes de alta calidad, manteniendo tiempos de espera reducidos con la automatización de los procesos de gestión de los mismos
  • Personalizar la experiencia del visitante en base a sus factores únicos y proporcionando acceso a aquello que necesita
  • Una mejora considerable en la gestión de políticas internas de gestión de riesgos, protocolos de seguridad y otros muchos requisitos de cumplimiento externos, así como normas y políticas de acceso aplicables de forma rápida y sencilla
  • Llevar un control completo de la utilización de las instalaciones por parte de los visitantes, recibiendo alertas en caso de que se lleven a cabo acciones inusuales que puedan afectar al óptimo desarrollo de la actividad de la empresa
  • Se ha hablado mucho de este punto en esta etapa marcada por el covid. Y es que el acceso sin contacto ha llegado para quedarse, convirtiéndose en una gran ventaja para visitantes y empresa en términos de agilidad y posibilidad de aportar funciones adicionales que son inviables con sistemas tradicionales, los cuales aportan una experiencia al visitante mucho mayor

Y tú, ¿cómo gestionas las visitas en tu empresa?

En Tus Tarjetas PVC tenemos un equipo de profesionales a tu disposición para ayudarte en la definición del sistema que mejor se adapte a tu negocio. No dudes en contactar con nosotros en el 697 36 73 03 o escribiéndonos a info@tustarjetaspvc.com.

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